Comience con A4B CMMS en 15 minutos

Desde el registro hasta su primera tarea de mantenimiento programada: guía de configuración completa para nuevos usuarios. Sin capacitación previa ni configuraciones complejas.

Iniciar su plan gratuito

Ruta de inicio rápido

1

Cree su organización

2 minutos

Qué hará: Cree la cuenta de su organización (el nombre de su empresa o instalación) y configure los ajustes básicos.

Instrucciones:

  1. Haga clic en "Iniciar su plan gratuito" en la página de inicio
  2. Regístrese con Google OAuth2 (recomendado: sin contraseña, rápido) O use correo electrónico y contraseña
  3. Ingrese el nombre de su organización (su empresa: "Acme Manufacturing" o "Green Valley School")
  4. Seleccione su zona horaria (fundamental para las notificaciones de mantenimiento, que llegan cada mañana según su zona horaria). Puede cambiarlo en cualquier momento en Configuración.
  5. Acepte los Términos de Servicio y la Política de Privacidad (con tecnología de Iubenda, cumple con el GDPR)

Por qué es importante: Su organización es el contenedor principal de todos los datos. La zona horaria garantiza que los recordatorios de mantenimiento lleguen en su horario laboral, no a las 3 AM.

Consejo profesional: Use Google OAuth2 para una configuración más rápida y una autenticación segura sin contraseña.

2

Configure su primer espacio de trabajo

2 minutos

Qué hará: Cree un espacio de trabajo (agrupación lógica como un edificio, departamento o sede) para organizar sus activos.

Instrucciones:

  1. Tras el registro, llegará a la pantalla "Cree su primer espacio de trabajo"
  2. Asigne un nombre a su espacio de trabajo según su estructura:
    • Sede única: "Instalación principal" o "Sede central"
    • Varios edificios: "Edificio Norte" o "Almacén A"
    • Departamentos: "Planta de producción" o "Departamento de TI"
    • Geográfico: "Oficina Denver" o "Distribución regional"
  3. Opcionalmente invite a miembros del equipo (puede omitir esto y agregar miembros más adelante desde Configuración → Equipo)
  4. Haga clic en "Crear espacio de trabajo"

Por qué es importante: Los espacios de trabajo ofrecen aislamiento perfecto de los datos. Si gestiona varios edificios o sedes, cree un espacio de trabajo por ubicación (plan gratuito: 2 espacios de trabajo, Premium: 5 espacios de trabajo).

Consejo profesional: Empiece con un espacio de trabajo. Agregue más a medida que escale (Configuración → Espacios de trabajo → Nuevo espacio de trabajo).

3

Agregue sus primeros activos

5 minutos

Qué hará: Agregue activos físicos (equipos, vehículos, herramientas) para hacer seguimiento en A4B CMMS.

Instrucciones de ingreso manual (1-5 activos):

  1. Navegue a Activos → Nuevo activo
  2. Complete la información esencial: nombre del activo (por ej., "Máquina CNC #3"), categoría, ubicación y estado
  3. El sistema genera automáticamente un número de inventario único como 12345-000001
  4. Haga clic en "Crear activo" para guardar

Instrucciones de importación masiva (10+ activos):

  1. Descargue la plantilla CSV (Activos → Importar → Descargar plantilla)
  2. Complete los datos de sus activos (columnas Nombre, Categoría, Ubicación, Estado)
  3. Cargue el CSV (Activos → Importar → Seleccionar archivo)
  4. Revise la vista previa y haga clic en "Importar activos"

Por qué es importante: Los activos son la base del CMMS. Empiece con los activos críticos (equipos que se averían, vehículos que requieren inspecciones, herramientas que se pierden con frecuencia).

Consejo profesional: El plan gratuito incluye 50 activos. Priorice los activos de mayor valor o mayor mantenimiento. Puede agregar más después o actualizar a Premium (500 activos).

4

Programe su primera tarea de mantenimiento

3 minutos

Qué hará: Cree una tarea de mantenimiento preventivo para uno de sus activos.

Instrucciones:

  1. Navegue a Mantenimiento → Nueva tarea
  2. Ingrese los detalles de la tarea: título (por ej., "Filtro HVAC mensual"), activo, tipo (Preventivo) y fecha de vencimiento
  3. Haga clic en "Crear tarea de mantenimiento"

Por qué es importante: El mantenimiento preventivo evita averías y reduce reparaciones costosas mediante una programación proactiva.

Consejo profesional: Empiece con UNA tarea de mantenimiento para su activo más crítico. Domine el flujo de trabajo y luego agregue más tareas.

5

Configure las preferencias de notificación

1 minuto

Qué hará: Verifique que sus notificaciones por correo electrónico estén habilitadas (están ACTIVADAS por defecto).

Instrucciones:

  1. Haga clic en su ícono de perfil → Editar perfil
  2. Vaya a la pestaña Notificaciones
  3. Verifique que la casilla esté habilitada: "Enviarme notificaciones diarias por correo electrónico sobre tareas de mantenimiento con vencimiento hoy"
  4. Haga clic en "Actualizar" si realizó algún cambio

Por qué es importante: Recibirá un correo electrónico cada mañana (según la zona horaria del paso 1) cuando tenga tareas de mantenimiento con vencimiento ese día. Sin más seguimiento manual en el calendario.

Consejo profesional: Las notificaciones están habilitadas por defecto. Puede desactivarlas en cualquier momento si su equipo usa un sistema de seguimiento diferente.

6

Explore su panel

1 minuto

Qué hará: Visualice la operación de mantenimiento en tiempo real en su panel.

Qué verá:

  • Tarjetas KPI: Total de activos (su recuento), Tareas de mantenimiento (activas), Tasa de finalización (%)
  • Gráfico circular: Activos por estado (Disponible, En uso, En mantenimiento)
  • Gráfico de barras: Tareas de mantenimiento por mes (tendencias de próximas, completadas y vencidas)
  • Actividad reciente: Últimos cambios de activos, finalizaciones de tareas

Acciones disponibles:

  • Haga clic en el recuento de activos → Ver lista de activos
  • Haga clic en tareas de mantenimiento → Filtrar por estado (Vencidas, Próximas, Completadas)
  • Exportar registro de actividad → Descargar CSV para cumplimiento o análisis

Por qué es importante: El panel ofrece visibilidad de un vistazo sobre las operaciones de mantenimiento. Revíselo semanalmente para identificar tendencias, tareas vencidas o activos con alto mantenimiento.

Consejo profesional: Marque la página del panel como favorita para un acceso rápido. El diseño adaptado a móviles funciona en smartphones y tablets.

¡Ya está configurado! Qué hacer a continuación

1. Invite a su equipo

Configuración → Equipo → Invitar miembros. Plan gratuito: 5 usuarios, Premium: 50 usuarios. Asigne roles: Administrador (acceso completo) o Miembro (permisos restringidos).

2. Importe datos de activos existentes

¿Tiene más de 50 activos en una hoja de cálculo? Use la importación masiva CSV (instrucciones del paso 3). Descargue la plantilla, mapee las columnas y cargue el archivo.

3. Configure etiquetas con códigos QR

(Próximamente) Imprima etiquetas con código QR para los activos. Escanee con la cámara del smartphone → Detalles del activo e historial de mantenimiento al instante.

4. Explore funciones avanzadas

Espacios de trabajo adicionales (Configuración → Espacios de trabajo → Nuevo), filtros de informes (Panel → Filtros), exportación masiva de activos (Activos → Exportar CSV).

5. Conecte herramientas de IA

Use Claude Code u otros asistentes de IA para consultar activos y gestionar el mantenimiento mediante la integración MCP. Disponible en todos los planes.

Más información sobre las integraciones de IA →

5 consejos para el éxito con el CMMS

1. Nombres de activos: sea descriptivo y consistente

Bueno "Máquina CNC #3 (Haas VF-2)"

Malo "Máquina A" (vago, no permite búsqueda)

Por qué: Los nombres descriptivos hacen que los activos sean fáciles de encontrar. Incluya marca y modelo si tiene varios activos similares.

2. Programación de mantenimiento: empiece con los activos críticos

Priorice: equipos que se averían con frecuencia, reparaciones de alto costo, requisitos de cumplimiento (DOT, sanidad). Agregue más tareas después: no intente programar todo en la primera semana.

Por qué: Genere impulso con victorias rápidas (una tarea completada = mayor confianza).

3. Colaboración en equipo: asigne responsabilidades claras

Cada tarea de mantenimiento debe tener un responsable (asignado a un usuario específico). Use los roles: los administradores crean tareas, los miembros las completan.

Por qué: La responsabilidad evita que las tareas queden sin atender.

4. Revisiones periódicas: revisiones semanales del panel

Rutina del lunes por la mañana: revise el panel para ver tareas vencidas y próximo mantenimiento. Análisis de tendencias mensual: ¿qué activos requieren más mantenimiento? Optimice los calendarios.

Por qué: El CMMS solo funciona si lo revisa con regularidad (las notificaciones ayudan, pero el panel ofrece el panorama completo).

5. Calidad de los datos: mantenga actualizada la información de los activos

Cuando cambie el estado de un activo (Disponible → En uso), actualícelo. Cuando un activo cambie de ubicación, actualice el campo de ubicación. Archive los activos dados de baja (no los elimine por completo; eso preserva el historial).

Por qué: Datos precisos = mejores decisiones, éxito en auditorías de cumplimiento.

Problemas comunes de configuración (y soluciones)

Problema 1: "No puedo crear un espacio de trabajo"

Síntoma: Error al hacer clic en "Crear espacio de trabajo"

Causa: Ya se alcanzó el límite del plan gratuito (2 espacios de trabajo)

Solución: Elimine un espacio de trabajo sin usar (Configuración → Espacios de trabajo → Eliminar) O actualice a Premium (5 espacios de trabajo)

Problema 2: "No recibo notificaciones"

Síntoma: No se recibe ningún correo electrónico después de habilitar las notificaciones

Causa: Zona horaria incorrecta seleccionada O correos en la carpeta de spam

Solución: Verifique Configuración → Perfil → Zona horaria (debe coincidir con su hora local), revise la carpeta de spam/no deseados, haga clic en "Enviar correo de prueba"

Problema 3: "Errores en la importación masiva"

Síntoma: La carga del CSV falla con un mensaje de error

Causa: Formato CSV incorrecto (columnas requeridas faltantes, formato de fecha incorrecto)

Solución: Vuelva a descargar la plantilla CSV (nombres de columna exactos), complete los datos, verifique caracteres especiales en los nombres y vuelva a cargar el archivo

Preguntas frecuentes

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