Démarrez avec A4B CMMS en 15 minutes

De l'inscription à votre première tâche de maintenance planifiée — guide de configuration complet pour les nouveaux utilisateurs. Aucune formation requise, aucune configuration complexe.

Démarrer votre forfait gratuit

Parcours de démarrage rapide

1

Créer votre organisation

2 minutes

Ce que vous ferez : Créez votre compte d'organisation (le nom de votre entreprise ou établissement) et configurez les paramètres de base.

Instructions :

  1. Cliquez sur « Démarrer votre forfait gratuit » sur la page d'accueil
  2. Inscrivez-vous avec Google OAuth2 (recommandé — sans mot de passe, rapide) OU utilisez un e-mail/mot de passe
  3. Saisissez le nom de votre organisation (votre entreprise : « Acme Manufacturing » ou « Green Valley School »)
  4. Sélectionnez votre fuseau horaire (indispensable pour les notifications de maintenance — elles arrivent chaque matin dans votre fuseau horaire). Vous pouvez le modifier à tout moment dans les Paramètres.
  5. Acceptez les Conditions d'utilisation et la Politique de confidentialité (powered by Iubenda, conforme au RGPD)

Pourquoi c'est important : Votre organisation est le conteneur de niveau supérieur pour toutes les données. Le fuseau horaire garantit que les rappels de maintenance arrivent lorsque vous travaillez, et non à 3h du matin.

Conseil : Utilisez Google OAuth2 pour une configuration plus rapide et une authentification sans mot de passe sécurisée.

2

Configurer votre premier espace de travail

2 minutes

Ce que vous ferez : Créez un espace de travail (regroupement logique comme un bâtiment, un département ou un site) pour organiser vos actifs.

Instructions :

  1. Après l'inscription, vous arriverez sur l'écran « Créer votre premier espace de travail »
  2. Nommez votre espace de travail en fonction de votre structure :
    • Site unique : « Établissement principal » ou « Siège »
    • Multi-bâtiment : « Bâtiment Nord » ou « Entrepôt A »
    • Départements : « Production » ou « Département informatique »
    • Géographique : « Bureau de Paris » ou « Distribution régionale »
  3. Optionnellement, invitez des membres de l'équipe (vous pouvez ignorer cette étape et ajouter des membres plus tard depuis Paramètres → Équipe)
  4. Cliquez sur « Créer un espace de travail »

Pourquoi c'est important : Les espaces de travail assurent une isolation parfaite des données. Si vous gérez plusieurs bâtiments ou sites, créez un espace de travail par emplacement (Forfait Gratuit : 2 espaces de travail, Premium : 5 espaces de travail).

Conseil : Commencez avec un seul espace de travail. Ajoutez-en d'autres ultérieurement selon votre croissance (Paramètres → Espaces de travail → Nouvel espace de travail).

3

Ajouter vos premiers actifs

5 minutes

Ce que vous ferez : Ajoutez des actifs physiques (équipements, véhicules, outils) à suivre dans A4B CMMS.

Instructions de saisie manuelle (1 à 5 actifs) :

  1. Accédez à Actifs → Nouvel actif
  2. Renseignez les informations essentielles : nom de l'actif (ex. : « Machine CNC n°3 »), catégorie, emplacement et statut
  3. Le système génère automatiquement un numéro d'inventaire unique comme 12345-000001
  4. Cliquez sur « Créer l'actif » pour enregistrer

Instructions d'import en masse (10 actifs et plus) :

  1. Téléchargez le modèle CSV (Actifs → Importer → Télécharger le modèle)
  2. Renseignez vos données d'actifs (colonnes Nom, Catégorie, Emplacement, Statut)
  3. Importez le CSV (Actifs → Importer → Choisir un fichier)
  4. Vérifiez l'aperçu, cliquez sur « Importer les actifs »

Pourquoi c'est important : Les actifs sont la base d'un CMMS. Commencez par les actifs critiques (équipements susceptibles de tomber en panne, véhicules nécessitant des inspections, outils fréquemment perdus).

Conseil : Le forfait Gratuit inclut 50 actifs. Concentrez-vous d'abord sur les actifs à forte valeur ou nécessitant beaucoup de maintenance. Vous pourrez en ajouter d'autres plus tard ou passer à Premium (500 actifs).

4

Planifier votre première tâche de maintenance

3 minutes

Ce que vous ferez : Créez une tâche de maintenance préventive pour l'un de vos actifs.

Instructions :

  1. Accédez à Maintenance → Nouvelle tâche
  2. Saisissez les détails de la tâche : titre (ex. : « Filtre CVC mensuel »), actif, type (Préventive) et date d'échéance
  3. Cliquez sur « Créer une tâche de maintenance »

Pourquoi c'est important : La maintenance préventive évite les pannes et réduit les réparations coûteuses grâce à une planification proactive.

Conseil : Commencez par UNE seule tâche de maintenance pour votre actif le plus critique. Maîtrisez le processus, puis ajoutez d'autres tâches.

5

Configurer les préférences de notification

1 minute

Ce que vous ferez : Vérifiez que vos notifications par e-mail sont activées (elles le sont par défaut).

Instructions :

  1. Cliquez sur votre icône de profil → Modifier le profil
  2. Accédez à l'onglet Notifications
  3. Vérifiez que la case est cochée : « M'envoyer des notifications par e-mail quotidiennes pour les tâches de maintenance à effectuer aujourd'hui »
  4. Cliquez sur « Mettre à jour » si vous avez apporté des modifications

Pourquoi c'est important : Vous recevrez un e-mail chaque matin (dans votre fuseau horaire défini à l'étape 1) lorsque vous avez des tâches de maintenance à effectuer ce jour-là. Fini le suivi manuel sur calendrier.

Conseil : Les notifications sont activées par défaut. Vous pouvez les désactiver à tout moment si votre équipe utilise un autre système de suivi.

6

Explorer votre tableau de bord

1 minute

Ce que vous ferez : Consultez la visibilité en temps réel des opérations de maintenance sur votre tableau de bord.

Ce que vous verrez :

  • Indicateurs KPI : Total des actifs (votre décompte), Tâches de maintenance (actives), Taux de complétion (%)
  • Diagramme circulaire : Actifs par statut (Disponible, En cours d'utilisation, En maintenance)
  • Diagramme à barres : Tâches de maintenance par mois (tendances à venir, terminées, en retard)
  • Activité récente : Dernières modifications d'actifs, complétion des tâches

Actions disponibles :

  • Cliquez sur le nombre d'actifs → Afficher la liste des actifs
  • Cliquez sur les tâches de maintenance → Filtrer par statut (En retard, À venir, Terminées)
  • Exportez le journal d'activité → Téléchargez le CSV pour la conformité ou l'analyse

Pourquoi c'est important : Le tableau de bord offre une visibilité instantanée sur les opérations de maintenance. Consultez-le chaque semaine pour identifier les tendances, les tâches en retard ou les actifs nécessitant beaucoup de maintenance.

Conseil : Ajoutez le tableau de bord à vos favoris pour un accès rapide. Le design responsive fonctionne sur smartphones et tablettes.

Vous êtes prêt ! Voici les prochaines étapes

1. Invitez votre équipe

Paramètres → Équipe → Inviter des membres. Forfait Gratuit : 5 utilisateurs, Premium : 50 utilisateurs. Attribuez des rôles : Administrateur (accès complet) ou Membre (permissions restreintes).

2. Importez vos données d'actifs existantes

Vous avez 50 actifs ou plus dans un tableur ? Utilisez l'import CSV en masse (instructions de l'étape 3). Téléchargez le modèle, mappez les colonnes, importez le fichier.

3. Configurez les étiquettes QR

(Bientôt disponible) Imprimez des étiquettes QR pour vos actifs. Scannez avec l'appareil photo de votre smartphone → Détails de l'actif et historique de maintenance instantanés.

4. Explorez les fonctionnalités avancées

Espaces de travail supplémentaires (Paramètres → Espaces de travail → Nouveau), filtres de rapports (Tableau de bord → Filtres), export d'actifs en masse (Actifs → Exporter CSV).

5. Connectez des outils IA

Utilisez Claude Code ou d'autres assistants IA pour interroger vos actifs et gérer la maintenance via l'intégration MCP. Disponible sur tous les forfaits.

En savoir plus sur les intégrations IA →

5 conseils pour réussir avec un CMMS

1. Nommage des actifs : soyez descriptif et cohérent

Bon « Machine CNC n°3 (Haas VF-2) »

Mauvais « Machine A » (vague, non recherchable)

Pourquoi : Les noms descriptifs facilitent la recherche des actifs. Incluez la marque/modèle si vous avez plusieurs actifs similaires.

2. Planification de la maintenance : commencez par les actifs critiques

Priorité : Équipements tombant fréquemment en panne, réparations coûteuses, exigences de conformité (DOT, services sanitaires). Ajoutez des tâches progressivement : n'essayez pas de tout planifier dès la première semaine.

Pourquoi : Créez de l'élan avec des victoires rapides (une tâche accomplie = regain de confiance).

3. Collaboration en équipe : attribuez des responsabilités claires

Chaque tâche de maintenance doit avoir un responsable (attribuée à un utilisateur spécifique). Utilisez les rôles : les administrateurs créent les tâches, les membres les exécutent.

Pourquoi : La responsabilisation évite que les tâches passent entre les mailles du filet.

4. Révisions régulières : consultez le tableau de bord chaque semaine

Routine du lundi matin : vérifiez les tâches en retard et la maintenance à venir sur le tableau de bord. Analyse mensuelle des tendances : quels actifs nécessitent le plus de maintenance ? Optimisez les plannings.

Pourquoi : Un CMMS n'est efficace que si vous le consultez régulièrement (les notifications aident, mais le tableau de bord donne une vue complète).

5. Qualité des données : maintenez les informations d'actifs à jour

Lorsque le statut d'un actif change (Disponible → En cours d'utilisation), mettez-le à jour. Lorsqu'un actif change d'emplacement, mettez à jour le champ d'emplacement. Archivez les actifs supprimés (ne les supprimez pas entièrement — préserve l'historique).

Pourquoi : Des données précises = de meilleures décisions, succès lors des audits de conformité.

Problèmes courants de configuration (et solutions)

Problème 1 : « Impossible de créer un espace de travail »

Symptôme : Erreur lors du clic sur « Créer un espace de travail »

Cause : Limite du forfait Gratuit (2 espaces de travail) déjà atteinte

Solution : Supprimez un espace de travail inutilisé (Paramètres → Espaces de travail → Supprimer) OU passez à Premium (5 espaces de travail)

Problème 2 : « Notifications non reçues »

Symptôme : Aucun e-mail reçu après activation des notifications

Cause : Mauvais fuseau horaire sélectionné OU e-mails dans le dossier spam

Solution : Vérifiez Paramètres → Profil → Fuseau horaire (doit correspondre à votre heure locale), vérifiez le dossier spam/indésirables, cliquez sur « Envoyer un e-mail de test »

Problème 3 : « Erreurs lors de l'import en masse »

Symptôme : L'import CSV échoue avec un message d'erreur

Cause : Format CSV incorrect (colonnes requises manquantes, format de date incorrect)

Solution : Retéléchargez le modèle CSV (noms de colonnes exacts), renseignez les données, vérifiez les caractères spéciaux dans les noms, importez à nouveau

Foire aux questions

Tout ce que vous devez savoir sur notre plateforme de gestion d'actifs

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