Inizi a usare A4B CMMS in 15 minuti

Dall'iscrizione alla Sua prima attività di manutenzione pianificata: la guida completa alla configurazione per i nuovi utenti. Nessuna formazione richiesta, nessuna configurazione complessa.

Inizi il Suo piano Gratuito

Percorso di avvio rapido

1

Crei la Sua organizzazione

2 minuti

Cosa farai: Crei l'account della Sua organizzazione (il nome della Sua azienda o struttura) e configuri le impostazioni di base.

Istruzioni:

  1. Clicchi su "Inizi Gratis" nella homepage
  2. Si registri con Google OAuth2 (consigliato: senza password, veloce) oppure usi email/password
  3. Inserisca il nome della Sua organizzazione (la Sua azienda: "Acme Manufacturing" o "Green Valley School")
  4. Selezioni il Suo fuso orario (fondamentale per le notifiche di manutenzione: arrivano ogni mattina nel Suo fuso orario). Può modificarlo in qualsiasi momento nelle Impostazioni.
  5. Accetti i Termini di servizio e l'Informativa sulla privacy (basati su Iubenda, conformi al GDPR)

Perché è importante: la Sua organizzazione è il contenitore di primo livello per tutti i dati. Il fuso orario garantisce che i promemoria di manutenzione arrivino mentre sta lavorando, non alle 3 del mattino.

Suggerimento: usi Google OAuth2 per una configurazione più rapida e un'autenticazione sicura senza password.

2

Configuri il Suo primo spazio di lavoro

2 minuti

Cosa farai: Crei uno spazio di lavoro (un raggruppamento logico come un edificio, un reparto o una sede) per organizzare i Suoi asset.

Istruzioni:

  1. Dopo la registrazione, arriverà alla schermata "Crei il Suo primo spazio di lavoro"
  2. Assegni un nome al Suo spazio di lavoro in base alla Sua struttura:
    • Sede unica: "Sede principale" o "Sede centrale"
    • Più edifici: "Edificio Nord" o "Magazzino A"
    • Reparti: "Area produzione" o "Reparto IT"
    • Geografico: "Ufficio di Denver" o "Distribuzione regionale"
  3. Facoltativamente, inviti i membri del team (può saltare questo passaggio e aggiungere membri in seguito da Impostazioni → Team)
  4. Clicchi su "Crei spazio di lavoro"

Perché è importante: gli spazi di lavoro garantiscono un perfetto isolamento dei dati. Se gestisce più edifici o sedi, crei uno spazio di lavoro per ogni sede (piano Gratuito: 2 spazi di lavoro, Premium: 5 spazi di lavoro).

Suggerimento: inizi con uno spazio di lavoro. Ne aggiunga altri in seguito man mano che cresce (Impostazioni → Spazi di lavoro → Nuovo spazio di lavoro).

3

Aggiunga i Suoi primi asset

5 minuti

Cosa farai: Aggiunga asset fisici (attrezzature, veicoli, strumenti) da monitorare in A4B CMMS.

Istruzioni per l'inserimento manuale (1-5 asset):

  1. Vada su Asset → Nuovo asset
  2. Compili le informazioni essenziali: nome dell'asset (es. "Macchina CNC #3"), categoria, posizione e stato
  3. Il sistema genera automaticamente un numero di inventario univoco come 12345-000001
  4. Clicchi su "Crei asset" per salvare

Istruzioni per l'importazione massiva (10+ asset):

  1. Scarichi il modello CSV (Asset → Importi → Scarichi modello)
  2. Inserisca i dati dei Suoi asset (colonne Nome, Categoria, Posizione, Stato)
  3. Carichi il CSV (Asset → Importi → Scelga file)
  4. Controlli l'anteprima, poi clicchi su "Importi asset"

Perché è importante: gli asset sono le fondamenta del CMMS. Inizi dagli asset critici (attrezzature soggette a guasti, veicoli che richiedono ispezioni, strumenti spesso smarriti).

Suggerimento: il piano Gratuito include 50 asset. Si concentri prima sugli asset di maggior valore o che richiedono più manutenzione. Può aggiungerne altri in seguito o passare a Premium (500 asset).

4

Pianifichi la Sua prima attività di manutenzione

3 minuti

Cosa farai: Crei un'attività di manutenzione preventiva per uno dei Suoi asset.

Istruzioni:

  1. Vada su Manutenzione → Nuova attività
  2. Inserisca i dettagli dell'attività: titolo (es. "Filtro HVAC mensile"), asset, tipo (Preventiva) e data di scadenza
  3. Clicchi su "Crei attività di manutenzione"

Perché è importante: la manutenzione preventiva previene i guasti e riduce le riparazioni costose grazie a una pianificazione proattiva.

Suggerimento: inizi con UNA sola attività di manutenzione per il Suo asset più critico. Padroneggi il flusso di lavoro, poi aggiunga altre attività.

5

Configuri le preferenze di notifica

1 minuto

Cosa farai: Verifichi che le notifiche email siano attive (lo sono per impostazione predefinita).

Istruzioni:

  1. Clicchi sull'icona del profilo → Modifichi profilo
  2. Vada alla scheda Notifiche
  3. Verifichi che la casella sia selezionata: "Mi invii notifiche email giornaliere per le attività di manutenzione in scadenza oggi"
  4. Clicchi su "Aggiorni" se ha apportato modifiche

Perché è importante: riceverà un'email ogni mattina (nel Suo fuso orario impostato al Passaggio 1) quando ha attività di manutenzione in scadenza quel giorno. Niente più monitoraggio manuale del calendario.

Suggerimento: le notifiche sono attive per impostazione predefinita. Può disattivarle in qualsiasi momento se il Suo team utilizza un sistema di monitoraggio diverso.

6

Esplori la Sua dashboard

1 minuto

Cosa farai: Visualizzi la panoramica in tempo reale delle operazioni di manutenzione sulla Sua dashboard.

Cosa vedrà:

  • Schede KPI: Asset totali (il Suo conteggio), Attività di manutenzione (attive), Tasso di completamento (%)
  • Grafico a torta: Asset per stato (Disponibile, In uso, In manutenzione)
  • Grafico a barre: Attività di manutenzione per mese (andamento di quelle imminenti, completate e in ritardo)
  • Attività recenti: Ultime modifiche agli asset, attività completate

Azioni che può intraprendere:

  • Clicchi sul conteggio degli asset → Visualizzi l'elenco degli asset
  • Clicchi sulle attività di manutenzione → Filtri per stato (In ritardo, In arrivo, Completate)
  • Esporti il registro attività → Scarichi il CSV per conformità o analisi

Perché è importante: la dashboard offre una visibilità a colpo d'occhio sulle operazioni di manutenzione. la controlli settimanalmente per individuare tendenze, attività in ritardo o asset ad alta manutenzione.

Suggerimento: aggiunga la pagina della dashboard ai preferiti per un accesso rapido. Il design è responsive e funziona su smartphone/tablet.

È pronto! Ecco cosa fare adesso

1. Inviti il Suo team

Impostazioni → Team → Inviti membri. Piano Gratuito: 5 utenti, Premium: 50 utenti. Assegni i ruoli: Amministratore (accesso completo) o Membro (permessi limitati).

2. Importi i dati degli asset esistenti

Ha più di 50 asset in un foglio di calcolo? Usi l'importazione massiva CSV (istruzioni al Passaggio 3). Scarichi il modello, mappi le colonne, carichi il file.

3. Configuri le etichette con codice QR

(Prossimamente) Stampi etichette con codice QR per gli asset. Scansioni con la fotocamera dello smartphone → dettagli dell'asset e cronologia manutenzione all'istante.

4. Esplori le funzionalità avanzate

Spazi di lavoro aggiuntivi (Impostazioni → Spazi di lavoro → Nuovo), filtri di reportistica (Dashboard → Filtri), esportazione massiva degli asset (Asset → Esporti CSV).

5. Colleghi strumenti AI

Usi Claude Code o altri assistenti AI per interrogare gli asset e gestire la manutenzione tramite l'integrazione MCP. Disponibile su tutti i piani.

Scopra di più sulle integrazioni AI →

5 consigli per il successo del CMMS

1. Denominazione degli asset: sia descrittivo e coerente

Buono "Macchina CNC #3 (Haas VF-2)"

Da evitare "Macchina A" (vago, non ricercabile)

Perché: nomi descrittivi rendono gli asset facili da trovare. Includa marca/modello se ci sono più asset simili.

2. Pianificazione della manutenzione: inizi dagli asset critici

Si concentri prima su: attrezzature che si guastano di frequente, riparazioni costose, requisiti di conformità (DOT, autorità sanitarie). Aggiunga altre attività in seguito: non cerchi di pianificare tutto già nella prima settimana.

Perché: costruisce slancio con vittorie rapide (un'attività completata = maggiore fiducia).

3. Collaborazione di team: assegni una responsabilità chiara

Ogni attività di manutenzione dovrebbe avere un responsabile (assegnato a un utente specifico). Usi i ruoli: gli amministratori creano le attività, i membri le completano.

Perché: la responsabilizzazione evita che le attività vengano dimenticate.

4. Revisioni periodiche: controllo settimanale della dashboard

Routine del lunedì mattina: controlli la dashboard per le attività in ritardo e la manutenzione imminente. Analisi mensile dei trend: quali asset richiedono più manutenzione? Ottimizzi le pianificazioni.

Perché: il CMMS funziona solo se lo controlla regolarmente (le notifiche aiutano, ma la dashboard offre il quadro completo).

5. Qualità dei dati: mantenga aggiornate le informazioni sugli asset

Quando lo stato di un asset cambia (Disponibile → In uso), lo aggiorni. Quando un asset cambia posizione, aggiorni il campo posizione. Archivi gli asset eliminati (non li elimini del tutto - preservi la cronologia).

Perché: dati accurati significano decisioni migliori e successo negli audit di conformità.

Problemi comuni di configurazione (e soluzioni)

Problema 1: "Impossibile creare uno spazio di lavoro"

Sintomo: errore quando clicca su "Crei spazio di lavoro"

Causa: limite del piano Gratuito (2 spazi di lavoro) già raggiunto

Soluzione: elimini uno spazio di lavoro inutilizzato (Impostazioni → Spazi di lavoro → Elimini) oppure passi a Premium (5 spazi di lavoro)

Problema 2: "Notifiche non ricevute"

Sintomo: nessuna email ricevuta dopo aver attivato le notifiche

Causa: fuso orario errato selezionato oppure email finite nella cartella spam

Soluzione: controlli Impostazioni → Profilo → Fuso orario (deve corrispondere alla Sua ora locale), controlli la cartella spam/posta indesiderata, clicchi su "Invii email di prova"

Problema 3: "Errori nell'importazione massiva"

Sintomo: il caricamento del CSV fallisce con un messaggio di errore

Causa: formato CSV non corretto (colonne obbligatorie mancanti, formato data errato)

Soluzione: scarichi di nuovo il modello CSV (nomi di colonna esatti), inserisca i dati, controlli i caratteri speciali nei nomi, carichi di nuovo

Domande Frequenti

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