Aan de slag met A4B CMMS in 15 minuten

Van registratie tot uw eerste geplande onderhoudstaak — de complete configuratiehandleiding voor nieuwe gebruikers. Geen training nodig, geen ingewikkelde configuratie.

Gratis-abonnement starten

Snelstartroute

1

Uw organisatie aanmaken

2 minuten

Wat u gaat doen: Maak uw organisatieaccount aan (de naam van uw bedrijf of vestiging) en configureer de basisinstellingen.

Instructies:

  1. Klik op "Gratis beginnen" op de homepage
  2. Registreer met Google OAuth2 (aanbevolen - snel en zonder wachtwoord) OF gebruik e-mail/wachtwoord
  3. Voer uw organisatienaam in (uw bedrijf: "Acme Manufacturing" of "Green Valley School")
  4. Selecteer uw tijdzone (essentieel voor onderhoudsmeldingen - deze komen elke ochtend binnen in uw tijdzone). U kunt dit op elk moment wijzigen in Instellingen.
  5. Accepteer de Gebruiksvoorwaarden en het Privacybeleid (aangedreven door Iubenda, AVG-conform)

Waarom dit belangrijk is: uw organisatie is de bovenliggende container voor alle gegevens. De tijdzone zorgt ervoor dat onderhoudsherinneringen aankomen terwijl u aan het werk bent, en niet om 3 uur 's nachts.

Pro-tip: gebruik Google OAuth2 voor de snelste inrichting en veilige, wachtwoordloze authenticatie.

2

Uw eerste werkruimte instellen

2 minuten

Wat u gaat doen: Maak een werkruimte aan (een logische groepering zoals een gebouw, afdeling of locatie) om uw assets te organiseren.

Instructies:

  1. Na registratie komt u op het scherm "Uw eerste werkruimte aanmaken"
  2. Geef uw werkruimte een naam die past bij uw structuur:
    • Eén locatie: "Hoofdvestiging" of "Hoofdkantoor"
    • Meerdere gebouwen: "Noordgebouw" of "Magazijn A"
    • Afdelingen: "Productievloer" of "IT-afdeling"
    • Geografisch: "Kantoor Denver" of "Regionale distributie"
  3. Nodig eventueel teamleden uit (u kunt dit overslaan en later teamleden toevoegen via Instellingen → Team)
  4. Klik op "Werkruimte aanmaken"

Waarom dit belangrijk is: werkruimtes zorgen voor volledige scheiding van gegevens. Als u meerdere gebouwen of locaties beheert, maakt u per locatie één werkruimte aan (Gratis-abonnement: 2 werkruimtes, Premium: 5 werkruimtes).

Pro-tip: begin met één werkruimte. Voeg er later meer toe naarmate u groeit (Instellingen → Werkruimtes → Nieuwe werkruimte).

3

Uw eerste assets toevoegen

5 minuten

Wat u gaat doen: Voeg fysieke assets (apparatuur, voertuigen, gereedschap) toe om te volgen in A4B CMMS.

Instructies voor handmatige invoer (1-5 assets):

  1. Navigeer naar Assets → Nieuw asset
  2. Vul de belangrijkste informatie in: assetnaam (bijv. "CNC-machine #3"), categorie, locatie en status
  3. Het systeem genereert automatisch een uniek inventarisnummer zoals 12345-000001
  4. Klik op "Asset aanmaken" om op te slaan

Instructies voor bulkimport (10+ assets):

  1. Download de CSV-sjabloon (Assets → Importeren → Sjabloon downloaden)
  2. Vul uw assetgegevens in (kolommen Naam, Categorie, Locatie, Status)
  3. Upload de CSV (Assets → Importeren → Bestand kiezen)
  4. Controleer de voorvertoning en klik op "Assets importeren"

Bekijk de videohandleiding van 1 minuut over CSV + ChatGPT →

Waarom dit belangrijk is: assets vormen de basis van CMMS. Begin met kritieke assets (apparatuur die regelmatig kapotgaat, voertuigen die keuringen vereisen, gereedschap dat vaak zoekraakt).

Pro-tip: het Gratis-abonnement omvat 50 assets. Richt u eerst op assets met hoge waarde of veel onderhoud. U kunt er later meer toevoegen of upgraden naar Premium (500 assets).

4

Uw eerste onderhoudstaak plannen

3 minuten

Wat u gaat doen: Maak een preventieve onderhoudstaak aan voor een van uw assets.

Instructies:

  1. Navigeer naar Onderhoud → Nieuwe taak
  2. Vul de taakgegevens in: titel (bijv. "Maandelijks HVAC-filter"), asset, type (Preventief) en vervaldatum
  3. Klik op "Onderhoudstaak aanmaken"

Waarom dit belangrijk is: preventief onderhoud voorkomt storingen en vermindert kostbare reparaties dankzij proactieve planning.

Pro-tip: begin met ÉÉN onderhoudstaak voor uw meest kritieke asset. Beheers de werkwijze voordat u meer taken toevoegt.

5

Meldingsvoorkeuren instellen

1 minuut

Wat u gaat doen: Controleer of uw e-mailmeldingen zijn ingeschakeld (deze staan standaard AAN).

Instructies:

  1. Klik op uw profielpictogram → Profiel bewerken
  2. Navigeer naar het tabblad Meldingen
  3. Controleer of het selectievakje is ingeschakeld: "Stuur mij dagelijks een e-mail met onderhoudstaken die vandaag vervallen"
  4. Klik op "Bijwerken" als u wijzigingen heeft aangebracht

Waarom dit belangrijk is: u ontvangt elke ochtend (in uw tijdzone uit stap 1) een e-mail wanneer u die dag onderhoudstaken heeft die vervallen. Geen handmatige kalenderbewaking meer nodig.

Pro-tip: meldingen staan standaard ingeschakeld. U kunt ze op elk moment uitschakelen als uw team een ander opvolgsysteem gebruikt.

6

Uw dashboard verkennen

1 minuut

Wat u gaat doen: Bekijk realtime inzicht in de onderhoudswerkzaamheden op uw dashboard.

Wat u gaat zien:

  • KPI-kaarten: Assets totaal (uw aantal), Onderhoudstaken (actief), Voltooiingspercentage (%)
  • Cirkeldiagram: Assets naar status (Beschikbaar, In gebruik, Onderhoud)
  • Staafdiagram: Onderhoudstaken per maand (trends in aankomende, voltooide en te late taken)
  • Recente activiteit: Laatste assetwijzigingen, voltooide taken

Acties die u kunt uitvoeren:

  • Klik op het aantal assets → Bekijk de assetlijst
  • Klik op onderhoudstaken → Filter op status (Te laat, Aankomend, Voltooid)
  • Exporteer het activiteitenlogboek → Download CSV voor compliance of analyse

Waarom dit belangrijk is: het dashboard biedt in één oogopslag inzicht in de onderhoudswerkzaamheden. Controleer het wekelijks om trends, te late taken of assets met veel onderhoud te herkennen.

Pro-tip: maak een bladwijzer van de dashboardpagina voor snelle toegang. Het responsieve ontwerp werkt op smartphones/tablets.

U bent helemaal ingericht! Dit kunt u nu doen

1. Uw team uitnodigen

Instellingen → Team → Leden uitnodigen. Gratis-abonnement: 5 gebruikers, Premium: 50 gebruikers. Wijs rollen toe: Beheerder (volledige toegang) of Lid (beperkte rechten).

2. Bestaande assetgegevens importeren

Heeft u 50+ assets in een spreadsheet? Gebruik de CSV-bulkimport (instructies bij stap 3). Download de sjabloon, koppel de kolommen, upload het bestand.

3. QR-codelabels instellen

Print QR-codelabels in drie labelformaten — waaronder Avery 5160-compatibele vellen — voor één asset of een hele reeks tegelijk. Scan met de camera van elke smartphone, geen app nodig, om assetdetails en onderhoudshistorie te openen. Alleen aangemelde teamleden met toegang tot de werkruimte kunnen ze zien.

4. Geavanceerde functies verkennen

Extra werkruimtes (Instellingen → Werkruimtes → Nieuw), rapportagefilters (Dashboard → Filters), bulkexport van assets (Assets → CSV exporteren).

5. AI-tools koppelen

Gebruik Claude Code of andere AI-assistenten om assets op te vragen en onderhoud te beheren via MCP-integratie. Beschikbaar bij alle abonnementen.

Meer over AI-integraties →

5 tips voor succesvol CMMS-gebruik

1. Assetnamen: wees beschrijvend en consistent

Goed "CNC-machine #3 (Haas VF-2)"

Slecht "Machine A" (vaag, niet doorzoekbaar)

Waarom: beschrijvende namen maken assets vindbaar. Vermeld merk/model als er meerdere vergelijkbare assets zijn.

2. Onderhoudsplanning: begin met kritieke assets

Focus eerst op: apparatuur die vaak kapotgaat, dure reparaties, compliance-eisen (keuringsinstanties, gezondheidsdienst). Voeg later meer taken toe: probeer niet alles al in week 1 in te plannen.

Waarom: bouw momentum op met snelle successen (één voltooide taak = meer vertrouwen).

3. Teamsamenwerking: wijs duidelijke verantwoordelijkheid toe

Elke onderhoudstaak moet een eigenaar hebben (toegewezen aan een specifieke gebruiker). Gebruik rollen: beheerders maken taken aan, leden voltooien ze.

Waarom: verantwoordelijkheid voorkomt dat taken tussen wal en schip vallen.

4. Regelmatige evaluaties: wekelijkse dashboardcontrole

Maandagochtendroutine: controleer het dashboard op te late taken en aankomend onderhoud. Maandelijkse trendanalyse: welke assets vereisen het meeste onderhoud? Optimaliseer de planning.

Waarom: een CMMS werkt alleen als u het regelmatig controleert (meldingen helpen, maar het dashboard geeft het volledige beeld).

5. Datakwaliteit: houd assetinformatie actueel

Werk de status bij wanneer deze verandert (Beschikbaar → In gebruik). Werk het locatieveld bij wanneer een asset van locatie verandert. Zet de status op Verwijderd om apparatuur buiten gebruik te stellen: dit is een omkeerbare zachte verwijdering die de assetregistratie en de volledige geschiedenis behoudt. Definitief verwijderen is een aparte actie die alleen beheerders kunnen uitvoeren, voor assets die u niet meer nodig hebt — één voor één, of maximaal 10 tegelijk — en wist ook de bijbehorende onderhoudstaken en activiteitengeschiedenis. Dit kan niet worden teruggedraaid.

Waarom: nauwkeurige gegevens betekenen betere beslissingen en succesvolle compliance-audits.

Veelvoorkomende inrichtingsproblemen (en oplossingen)

Probleem 1: "Kan geen werkruimte aanmaken"

Symptoom: foutmelding bij het klikken op "Werkruimte aanmaken"

Oorzaak: de limiet van het Gratis-abonnement (2 werkruimtes) is al bereikt

Oplossing: verwijder een ongebruikte werkruimte (Instellingen → Werkruimtes → Verwijderen) OF upgrade naar Premium (5 werkruimtes)

Probleem 2: "Meldingen niet ontvangen"

Symptoom: geen e-mail ontvangen na het inschakelen van meldingen

Oorzaak: verkeerde tijdzone geselecteerd OF e-mails in de spammap

Oplossing: controleer Instellingen → Profiel → Tijdzone (moet overeenkomen met uw lokale tijd), controleer de spam-/ongewenste-e-mailmap, klik op "Test-e-mail versturen"

Probleem 3: "Fouten bij bulkimport"

Symptoom: CSV-upload mislukt met een foutmelding

Oorzaak: onjuist CSV-formaat (verplichte kolommen ontbreken, verkeerd datumformaat)

Oplossing: download de CSV-sjabloon opnieuw (exacte kolomnamen), vul de gegevens in, controleer namen op speciale tekens en upload opnieuw

Veelgestelde vragen

Alles wat u moet weten over ons platform voor assetbeheer

Nog vragen?

Gratis-abonnement starten Contact opnemen met support