Aan de slag met A4B CMMS in 15 minuten

Van registratie tot uw eerste geplande onderhoudstaak — de complete configuratiehandleiding voor nieuwe gebruikers. Geen training nodig, geen ingewikkelde configuratie.

Gratis-abonnement starten

Snelstartroute

1

Uw organisatie aanmaken

2 minuten

Wat u gaat doen: Maak uw organisatieaccount aan (de naam van uw bedrijf of vestiging) en configureer de basisinstellingen.

Instructies:

  1. Klik op "Gratis beginnen" op de homepage
  2. Registreer met Google OAuth2 (aanbevolen - snel en zonder wachtwoord) OF gebruik e-mail/wachtwoord
  3. Voer uw organisatienaam in (uw bedrijf: "Acme Manufacturing" of "Green Valley School")
  4. Selecteer uw tijdzone (essentieel voor onderhoudsmeldingen - deze komen elke ochtend binnen in uw tijdzone). U kunt dit op elk moment wijzigen in Instellingen.
  5. Accepteer de Gebruiksvoorwaarden en het Privacybeleid (aangedreven door Iubenda, AVG-conform)

Waarom dit belangrijk is: uw organisatie is de bovenliggende container voor alle gegevens. De tijdzone zorgt ervoor dat onderhoudsherinneringen aankomen terwijl u aan het werk bent, en niet om 3 uur 's nachts.

Pro-tip: gebruik Google OAuth2 voor de snelste inrichting en veilige, wachtwoordloze authenticatie.

2

Uw eerste werkruimte instellen

2 minuten

Wat u gaat doen: Maak een werkruimte aan (een logische groepering zoals een gebouw, afdeling of locatie) om uw assets te organiseren.

Instructies:

  1. Na registratie komt u op het scherm "Uw eerste werkruimte aanmaken"
  2. Geef uw werkruimte een naam die past bij uw structuur:
    • Eén locatie: "Hoofdvestiging" of "Hoofdkantoor"
    • Meerdere gebouwen: "Noordgebouw" of "Magazijn A"
    • Afdelingen: "Productievloer" of "IT-afdeling"
    • Geografisch: "Kantoor Denver" of "Regionale distributie"
  3. Nodig eventueel teamleden uit (u kunt dit overslaan en later teamleden toevoegen via Instellingen → Team)
  4. Klik op "Werkruimte aanmaken"

Waarom dit belangrijk is: werkruimtes zorgen voor volledige scheiding van gegevens. Als u meerdere gebouwen of locaties beheert, maakt u per locatie één werkruimte aan (Gratis-abonnement: 2 werkruimtes, Premium: 5 werkruimtes).

Pro-tip: begin met één werkruimte. Voeg er later meer toe naarmate u groeit (Instellingen → Werkruimtes → Nieuwe werkruimte).

3

Uw eerste assets toevoegen

5 minuten

Wat u gaat doen: Voeg fysieke assets (apparatuur, voertuigen, gereedschap) toe om te volgen in A4B CMMS.

Instructies voor handmatige invoer (1-5 assets):

  1. Navigeer naar Assets → Nieuw asset
  2. Vul de belangrijkste informatie in: assetnaam (bijv. "CNC-machine #3"), categorie, locatie en status
  3. Het systeem genereert automatisch een uniek inventarisnummer zoals 12345-000001
  4. Klik op "Asset aanmaken" om op te slaan

Instructies voor bulkimport (10+ assets):

  1. Download de CSV-sjabloon (Assets → Importeren → Sjabloon downloaden)
  2. Vul uw assetgegevens in (kolommen Naam, Categorie, Locatie, Status)
  3. Upload de CSV (Assets → Importeren → Bestand kiezen)
  4. Controleer de voorvertoning en klik op "Assets importeren"

Waarom dit belangrijk is: assets vormen de basis van CMMS. Begin met kritieke assets (apparatuur die regelmatig kapotgaat, voertuigen die keuringen vereisen, gereedschap dat vaak zoekraakt).

Pro-tip: het Gratis-abonnement omvat 50 assets. Richt u eerst op assets met hoge waarde of veel onderhoud. U kunt er later meer toevoegen of upgraden naar Premium (500 assets).

4

Uw eerste onderhoudstaak plannen

3 minuten

Wat u gaat doen: Maak een preventieve onderhoudstaak aan voor een van uw assets.

Instructies:

  1. Navigeer naar Onderhoud → Nieuwe taak
  2. Vul de taakgegevens in: titel (bijv. "Maandelijks HVAC-filter"), asset, type (Preventief) en vervaldatum
  3. Klik op "Onderhoudstaak aanmaken"

Waarom dit belangrijk is: preventief onderhoud voorkomt storingen en vermindert kostbare reparaties dankzij proactieve planning.

Pro-tip: begin met ÉÉN onderhoudstaak voor uw meest kritieke asset. Beheers de werkwijze voordat u meer taken toevoegt.

5

Meldingsvoorkeuren instellen

1 minuut

Wat u gaat doen: Controleer of uw e-mailmeldingen zijn ingeschakeld (deze staan standaard AAN).

Instructies:

  1. Klik op uw profielpictogram → Profiel bewerken
  2. Navigeer naar het tabblad Meldingen
  3. Controleer of het selectievakje is ingeschakeld: "Stuur mij dagelijks een e-mail met onderhoudstaken die vandaag vervallen"
  4. Klik op "Bijwerken" als u wijzigingen heeft aangebracht

Waarom dit belangrijk is: u ontvangt elke ochtend (in uw tijdzone uit stap 1) een e-mail wanneer u die dag onderhoudstaken heeft die vervallen. Geen handmatige kalenderbewaking meer nodig.

Pro-tip: meldingen staan standaard ingeschakeld. U kunt ze op elk moment uitschakelen als uw team een ander opvolgsysteem gebruikt.

6

Uw dashboard verkennen

1 minuut

Wat u gaat doen: Bekijk realtime inzicht in de onderhoudswerkzaamheden op uw dashboard.

Wat u gaat zien:

  • KPI-kaarten: Assets totaal (uw aantal), Onderhoudstaken (actief), Voltooiingspercentage (%)
  • Cirkeldiagram: Assets naar status (Beschikbaar, In gebruik, Onderhoud)
  • Staafdiagram: Onderhoudstaken per maand (trends in aankomende, voltooide en te late taken)
  • Recente activiteit: Laatste assetwijzigingen, voltooide taken

Acties die u kunt uitvoeren:

  • Klik op het aantal assets → Bekijk de assetlijst
  • Klik op onderhoudstaken → Filter op status (Te laat, Aankomend, Voltooid)
  • Exporteer het activiteitenlogboek → Download CSV voor compliance of analyse

Waarom dit belangrijk is: het dashboard biedt in één oogopslag inzicht in de onderhoudswerkzaamheden. Controleer het wekelijks om trends, te late taken of assets met veel onderhoud te herkennen.

Pro-tip: maak een bladwijzer van de dashboardpagina voor snelle toegang. Het responsieve ontwerp werkt op smartphones/tablets.

U bent helemaal ingericht! Dit kunt u nu doen

1. Uw team uitnodigen

Instellingen → Team → Leden uitnodigen. Gratis-abonnement: 5 gebruikers, Premium: 50 gebruikers. Wijs rollen toe: Beheerder (volledige toegang) of Lid (beperkte rechten).

2. Bestaande assetgegevens importeren

Heeft u 50+ assets in een spreadsheet? Gebruik de CSV-bulkimport (instructies bij stap 3). Download de sjabloon, koppel de kolommen, upload het bestand.

3. QR-codelabels instellen

(Binnenkort beschikbaar) Print QR-codelabels voor assets. Scan met de camera van een smartphone → direct assetdetails en onderhoudshistorie.

4. Geavanceerde functies verkennen

Extra werkruimtes (Instellingen → Werkruimtes → Nieuw), rapportagefilters (Dashboard → Filters), bulkexport van assets (Assets → CSV exporteren).

5. AI-tools koppelen

Gebruik Claude Code of andere AI-assistenten om assets op te vragen en onderhoud te beheren via MCP-integratie. Beschikbaar bij alle abonnementen.

Meer over AI-integraties →

5 tips voor succesvol CMMS-gebruik

1. Assetnamen: wees beschrijvend en consistent

Goed "CNC-machine #3 (Haas VF-2)"

Slecht "Machine A" (vaag, niet doorzoekbaar)

Waarom: beschrijvende namen maken assets vindbaar. Vermeld merk/model als er meerdere vergelijkbare assets zijn.

2. Onderhoudsplanning: begin met kritieke assets

Focus eerst op: apparatuur die vaak kapotgaat, dure reparaties, compliance-eisen (keuringsinstanties, gezondheidsdienst). Voeg later meer taken toe: probeer niet alles al in week 1 in te plannen.

Waarom: bouw momentum op met snelle successen (één voltooide taak = meer vertrouwen).

3. Teamsamenwerking: wijs duidelijke verantwoordelijkheid toe

Elke onderhoudstaak moet een eigenaar hebben (toegewezen aan een specifieke gebruiker). Gebruik rollen: beheerders maken taken aan, leden voltooien ze.

Waarom: verantwoordelijkheid voorkomt dat taken tussen wal en schip vallen.

4. Regelmatige evaluaties: wekelijkse dashboardcontrole

Maandagochtendroutine: controleer het dashboard op te late taken en aankomend onderhoud. Maandelijkse trendanalyse: welke assets vereisen het meeste onderhoud? Optimaliseer de planning.

Waarom: een CMMS werkt alleen als u het regelmatig controleert (meldingen helpen, maar het dashboard geeft het volledige beeld).

5. Datakwaliteit: houd assetinformatie actueel

Werk de status bij wanneer deze verandert (Beschikbaar → In gebruik). Werk het locatieveld bij wanneer een asset van locatie verandert. Archiveer verwijderde assets (verwijder ze niet volledig - zo blijft de historie behouden).

Waarom: nauwkeurige gegevens betekenen betere beslissingen en succesvolle compliance-audits.

Veelvoorkomende inrichtingsproblemen (en oplossingen)

Probleem 1: "Kan geen werkruimte aanmaken"

Symptoom: foutmelding bij het klikken op "Werkruimte aanmaken"

Oorzaak: de limiet van het Gratis-abonnement (2 werkruimtes) is al bereikt

Oplossing: verwijder een ongebruikte werkruimte (Instellingen → Werkruimtes → Verwijderen) OF upgrade naar Premium (5 werkruimtes)

Probleem 2: "Meldingen niet ontvangen"

Symptoom: geen e-mail ontvangen na het inschakelen van meldingen

Oorzaak: verkeerde tijdzone geselecteerd OF e-mails in de spammap

Oplossing: controleer Instellingen → Profiel → Tijdzone (moet overeenkomen met uw lokale tijd), controleer de spam-/ongewenste-e-mailmap, klik op "Test-e-mail versturen"

Probleem 3: "Fouten bij bulkimport"

Symptoom: CSV-upload mislukt met een foutmelding

Oorzaak: onjuist CSV-formaat (verplichte kolommen ontbreken, verkeerd datumformaat)

Oplossing: download de CSV-sjabloon opnieuw (exacte kolomnamen), vul de gegevens in, controleer namen op speciale tekens en upload opnieuw

Veelgestelde vragen

Alles wat u moet weten over ons platform voor assetbeheer

Nog vragen?

Gratis-abonnement starten Contact opnemen met support